חלון ידע: על "ניהול שינוי"

מתוך מתנ״ה תשע״ח
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

לא כל תכנון דורש התייחסות מעמיקה לניהול שינוי. ניהול שינוי נדרש בעיקר כאשר יישום התכנית באופן מיטבי דורש שינויים עבור אנשים רבים בארגון: לגבי הציפיות מהם, האופן שבו הם עובדים, המטרות שאותן הם נדרשים להשיג וכו'.

מנהלים רבים מדי אינם מכירים בכך כי שינוי הוא תהליך ולא אירוע בודד. השינוי מתקדם בשלבים הנבנים זה על זה... הלחץ לקדם במהירות את התהליך גורם למנהלים לדלג על שלבים, אולם קיצורי דרך לעולם אינם עובדים

(Leading change – why transformation efforts fail, Kotter J.P., HBR, 2006)

קיימים מחקרים רבים ותיאוריות רבות בנושא ניהול שינוי, ואנו ממליצים, כי מנהל שחש שהנושא רלוונטי לארגונו יעמיק בו.

עם זאת, אפשר להניח כמה הנחות עבודה כשניגשים לתכנן את ניהול השינוי בארגון:

  • אנו לא אוהבים שינוי. רוב האנשים חשים בנוח במקום שבו הם נמצאים, שם הם פיתחו את המיומנויות שלהם ובו הם חשים מסוגלים. לכן, גם אם לא במוצהר, אפשר להניח, שרוב האנשים בצוות יעדיפו, גם אם לא במודע, להמשיך לעשות את עבודתם כפי שעשו עד כה.
  • שינוי לוקח זמן. בדיוק כמו שלאדם קשה לשנות הרגלים, כך גם לארגון או למוסד.
  • שינוי אינו ליניארי. יש תיאוריות שונות לגבי עקומת השינוי האופיינית. בכולן - לפני השיפור יש קושי או הרעה. מאפיין זה מחייב היערכות, ובעיקר הכלה של המשמעויות הנגזרות ממנו.
  • שינוי הוא חיוני. מאחר שהעולם סביבנו משתנה ללא הרף, ובאופן טבעי גם עולמם של תלמידינו, הימנעות מתכנון השינוי תוביל לשינויים שאיננו תמיד מודעים להם ואיננו מתעלים אותם להשגת מטרותינו. (עדיף להוביל את השינוי מאשר להגיב כל הזמן לשינויים שינקשו על דלתנו...).

כמה רכיבים קריטיים לתכנון ולתשומת לב בעת שינוי בארגון:

  • תקשורת בהירה של מסרים. חשוב לשים לב שאת המסר של השינוי לא מעבירים רק במועד ההשקה או בשלב התכנון, אלא בכל מגע עם הצוות ועם השותפים השונים למהלך. כל מפגש מהווה הזדמנות לחזק את המסר ולוודא שהוא מובן ומדויק.
  • תקשורת דו-כיוונית (משוב). מאחר ששינוי יכול להיות זמן לא קל לאנשים בארגון, חשוב מאוד לייצר מנגנונים והזדמנויות לשמוע היכן נמצאים חברי הצוות ומה הם הקשיים שלהם ולקבלת משוב גם למטרת התאמות ותיקונים וגם להכלת קשיים טבעיים, הנובעים מהנעת התהליך.
  • יצירת ניצחונות מהירים. מאחר ששינוי אסטרטגי אורך זמן והמהלך להשיגו כולל שלבים של האטה או אתגר, חשוב לייצר לאנשים בארגון חוויית הצלחה והתקדמות בדרך. חשוב לתת את הדעת לחגיגת הישגים שהושגו ולתכנון "מטרות קטנות" שאפשר להשיגן בדרך. זאת לצד ההכרה, שהשינוי המשמעותי והאסטרטגי הוא ארוך ועמוק ואינו יכול להיות מושג במהירות.
  • התאמת השגרות והמנגנונים לשינוי. אחד הקשיים המאפיינים ארגון בשינוי הוא הפער בין ההצהרות והמילים הגבוהות ובין השגרה והפרקטיקה, שלא השתנתה. חשוב לתת את הדעת כיצד כל פרקטיקה ארגונית הותאמה, במידת הצורך, כמובן, למטרות השינוי ולרוח המתאימה (לדוגמה: הצהרות על אוטונומיה ואמון לצד השארת נוהל מילוי טפסים מייגע שלא משאיר שום מרחב בחירה וגמישות).

חזרה לשלב 4: מתכנון לניהול אפקטיבי