שלב 3 - גיבוש תפיסת שינוי

מתוך מתנ״ה תשע״ח
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

לאחר שבחרנו יעד, הגדרנו את התוצאה הרצויה וזיהינו את שורש הבעיה בתהליך גיבוש תמונת המצב, נבקש לגבש תפיסת שינוי ותכנית פעולה. תפיסת השינוי מורכבת מ-3 שאלות עיקריות:

מה?

תמלול השינוי ודיוקו – חשבו כיצד תיראה המציאות לאחר השינוי? היעדים אמורים כבר לנסח את המציאות שאליה אנו מכוונים, אך נסו לדייק אותה ככל האפשר. זהו השינוי שאליו אתם מכוונים בבית-ספרכם, כאשר לרוב ייכתבו שם דברים שונים בבתי-ספר שונים. כך, למשל, ביעד אחד, יכוון בית-ספר אחד לראות יותר תלמידים יוצרים וחוקרים מתוך תפיסה כי זהו לב השינוי הנדרש בבית-הספר, ובית-ספר אחר יבקש לראות מורים בטוחים יותר וחשים מסוגלות לגוון בדרכי ההוראה. כל בית-ספר ותפיסת השינוי שלו.

איך?

כדי לנסות ולהגדיר את דרכנו לשינוי אנו מציעים את צורת העבודה הבאה. חשוב לציין, כי יכולות להיות לכך כמה מתודות:

  1. חשבו מה הם הגורמים המשפיעים על השינוי שדייקתם לעיל. ציירו שמש/עצם דג, בו חשבו על כלל הגורמים. במידה שאתם נתקלים בקושי, היעזרו במנהלים עמיתים, ביועצים או במפקחים ובמחקר.
  2. סמנו מתוכם את הגורמים האפקטיביים שמצאתם בתהליך הלמידה של המדד. גם כאן, במידה שאתם חשים שאין בידיכם מידע מספק, פנו למחקר על-מנת לקבל תשובות או הצלחות במקרים דומים. מסע הלמידה יוביל אתכם להגדרת קהל היעד ולערוצי פעולה שתרצו להתמקד בהם.

מי?

  1. חשבו מיהם בעלי התפקידים האפקטיביים, שיסייעו להובלה של תפיסת השינוי שהגדרתם.
  2. לעתים האוכלוסייה המצוינת בתפיסת השינוי היא-היא סוכן השינוי – מצב זה מתקיים כאשר אין מתווך לאותה אוכלוסייה. אולם כאשר יש מתווך וגורם משמעותי, המשפיע על אותה אוכלוסייה, עלי לבחון האם הוא סוכן השינוי המשמעותי. שימו לב, כי גורמים שתפקידם בקרה אינם משמשים כסוכני שינוי.
  3. ניתוח סוכן שינוי אפקטיבי מתייחס לצורך לבחון את החולשות, את החוזקות, את המשאבים, את כלים, את המעמד ואת התנגדויות של אותו סוכן שינוי.
  4. המענה לשאלה כיצד תעבדו בפועל עם כל סוכן שינוי כדי ליישם את תפיסת השינוי – יהוה את הבסיס לכתיבת המשימות.
תפיסת השינוי תוגדר ככזו:

מיקוד ב..........[ציינו את קהל היעד המדויק המוגדר כלקוח השינוי]

על-ידי........[איך תפעלו עם אוכלוסיות אלו, היזהרו, אל תפרטו משימות, אלא דרך/אסטרטגיה כללית]

כדי להוביל ל......[רשמו את השינוי המדויק שהגעתם אליו בשלב הראשון של התהליך – שלב הגדרת השינוי].

בחנו את עצמכם – האם תפיסת השינוי אומרת שאתם עושים עוד מאותו הדבר? במידה שכן - חזרו לתהליך, הרחיבו את הלמידה ושנו את תפיסת השינוי.

בניית תכנית העבודה

תהליך החשיבה המעמיק מתמצה בשלב הראשון בכתיבת תכנית העבודה – מסמך או כלי עזר לניהול התהליכים, שבו יימצאו עיקר הפרטים הנדרשים לניהול התהליכים ולהבנת תמונת ההתקדמות בכל שלב.

קיימים פורמטים שונים לתכניות עבודה – הן בין מחוזות והן בין מוסדות החינוך בגילאים השונים. פורמט תכניות העבודה עבור בתי-ספר היסודיים מתבסס על "תכנית מקושרת משאבים", ואילו בקדם-יסודי ובעל-יסודי ישמש הפורמט לכתיבת תכנית עבודה כפי שנקבע בכל מחוז ומחוז.

הגדרת משימות למוסד החינוכי

בשלב זה המיקוד הוא ב"איך אנחנו רוצים להשיג" את המטרות והיעדים שלנו. כיצד נתרגם את כיווני הפעולה שמיפינו לתכנית סדורה, שנוכל לוודא את ביצועה ולבחון את מידת האפקטיביות שלה.

בתהליך התרגום של היעדים ושל החסמים שמופו עד כה לפעולות יש לשים לב לדגשים הבאים:

  • חשיבה לוגית – אם אכן נצליח בכל כיווני הפעולה שהגדרנו, נצליח להשיג את מטרתנו ואת היעד. אם לא - סימן שעלינו לדייק את כיווני הפעולה.
  • חשיבה לפי עקרון פארטו 20/80-80/20, כלומר: מה הן הפעולות שהשקעה קטנה יחסית בהן תשיג השפעה רחבה יותר?
  • חשיבה "מחוץ לקופסה" – האם חידשנו? האם אנו מתכננים לעשות את מה שנעשה עד כה? יש לזכור, כי אם נעשה את מה שעשינו עד עכשיו לא נצליח לשבור את המעגל.

חשוב לנסח את המשימות באופן ברור ומכוון לפעולה כך שאנשי הצוות שיקראו את המשימה יבינו בדיוק מה מוטל עליהם. בשלב ניסוח המשימות אין מקום לעמימות, אלא יש לנסח באופן מדויק את אופן הפעולה הרצוי. חשוב לנסח באופן ברור את בעלי התפקידים שעליהם מוטלת המשימה או את שלבי ההתארגנות שלה, וכן את לוחות הזמנים לביצוע ואת המשאבים העומדים לצורך ביצוע המשימה.

בכל עמוד יעד במתנ"ה מפורטות משימות מומלצות, שיכולות לסייע לכם בניסוח המשימות המתאימות למוסד החינוכי שלכם, אולם חשוב להדגיש, שאין אלו משימות מחייבות כלל.

לצד כל משימה חשוב להגדיר מדדי תפוקה ואבני דרך, שיסייעו לנו לעקוב אחר ההתקדמות בתכנית העבודה.

לצד כל יעד חשוב להגדיר מדדי תוצאה, שיסייעו לנו לבחון את האפקטיביות של הפעולות שעשינו - האם הן אכן מקדמות אותנו בהשגת היעדים.

חלון ידע: על הערכה ומדידה

הקצאת משאבים

רק לאחר שגיבשנו סדרי עדיפויות והחלטנו על תפיסת השינוי שלנו לקידום היעד, נפנה לחלוקת המשאבים. חשוב שהקצאת המשאבים תשקף את סדרי העדיפויות ואת תפיסת השינוי שגיבשנו. אם בתהליך הלמידה הגענו למסקנה, שיש נושא מסוים או אוכלוסייה מסוימת בבית-הספר הדורשת התייחסות מיוחדת - חשוב שהדבר יבוא לידי ביטוי גם בהקצאת המשאבים. חשוב להתייחס למשאבים מסוגים שונים:

  • ארגון הלמידה: הקצאת שעות תוך התייחסות לגמישויות הקיימות.
  • תוכן ותכניות: הכנסת תכניות תוספתיות ושינויים בתוכנן של תכניות הלימודים.
  • פיתוח יכולות הצוות: משאבי הפיתוח המקצועי וההדרכה.
  • גיוס כח אדם: בהתאם לנוהלי הקליטה.
  • משאבים חומריים: שיפוץ מבנה ייעודי, הכנסת ציוד מחשובי ועוד. 

שלב 4: מתכנון לניהול אפקטיבי