תהליך הערכה: חלק שני: למידה ארגונית

מתוך מתנ״ה תשע״ט
קפיצה אל: ניווט, חיפוש

לאחר יצירת מפת הביצוע בשלב א', נבצע שתי פעולות מרכזיות:

1. למידה ממשימות "אדומות" – זיהוי ותחקור גורמים מעכבים

משימות שסומנו באדום הן סמן דרך לקיומה של בעיה כלשהי שעלינו לבררה.

ראשית, עלינו לברר מה הסיבה לביצוע הנמוך. לעיתים מדובר בסיבות אישיות או פרוצדורליות שניתן להסבירן ולהסירן במהרה. ואולם הדגש בתהליך הלמידה הארגונית הוא על משימות שבבסיסן עומדות בעיות מערכתיות ומורכבות יותר, הדורשות את תשומת ליבו של הארגון.

בחינת גורמים מעכבים – על כל משימה הנמצאת בתת-ביצוע נוכל לבצע תחקור ברמות שונות. השאלה המרכזית שיש לשאול היא מדוע המשימה בתת-ביצוע, מה מעכב את ביצועה. מומלץ לבחון את שאלת הגורמים המעכבים בחמש קטגוריות:

(1) ניהול – קטגוריה זו מתייחסת לניהול המוסד החינוכי או לניהול המשימה. כאן נוכל לבחון גורמים מעכבים פרטניים, כגון: ריכוז והאצלת סמכויות, העדר מדיניות בהירה בתחום המשימה שבבירור, חולשה של מנהלים בדרג ביניים.

(2) ההון האנושי המעורב במילוי המשימה – דוגמאות לגורמים מעכבים: מוטיבציה, מיומנויות, ידע, עומס.

(3) תהליכים ושגרות – מדובר בקטגוריה נרחבת ומהותית, הבוחנת את התהליכים העומדים בבסיס המשימה. בקטגוריה זו נוכל להתייחס לקיומם או להעדרם של תהליכים סדורים בנושא, לניתוח בעיות שעולות מהתהליכים, להעדר חיבור התהליכים הנבחנים לתהליכים אחרים בארגון, להעדר הגדרות תפקיד, פרסום מידע וכדומה.

(4) משאבים ותשתיות הנדרשים למילוי המשימה – דוגמאות לגורמים מעכבים: העדר תשתיות, העדר התאמה של תשתיות, מחסור במשאבים על סוגיהם השונים, חוסר התאמה בין המשאבים לבין התהליך שמקודם.

(5) שותפויות קיימות או נדרשות למילוי המשימה – דוגמאות לגורמים מעכבים: העדר שותפויות, קשר רופף בשותפויות, התנגדויות, העדר מנגנונים סדורים לתחזוק השותפויות.

המטרה בזיהוי גורמים אלה היא לנסות ולפרקם לתת-גורמים וכך לנסות ולאתר פתרונות עבורם. להעמקה בגורמים המעכבים מומלץ להיעזר בשני כלים משלימים: עצם הדג והרמזור.

יש לשים לב, כי ייתכן שבמשימות שבהן לא החלה עבודה או שאין ביכולתו של המוסד החינוכי לקיים עבודה – יש להיערך מחדש ולבחון האם מדובר במשימה שאי-אפשר לקיימה השנה, או, לחלופין, לבחון מה יהיה אפקטיבי לקדם בה בשלב זה של השנה.

2. למידה ממשימות "ירוקות" – זיהוי ותחקור גורמים מקדמים

משימות הנמצאות בביצוע מיטבי יכולות לשמש בסיס מצוין ללמידה ממוסדת ומובנית מהצלחות.

כלי הלמידה מהצלחות נועד לסייע בתחקור מדויק יותר של מקרה ההצלחה: מה היו התנאים שהובילו אליו, וכיצד נוכל למנף ולהעצים אותם  כדי להצליח בתחומים נוספים.