ניהול שינוי נדרש בעיקר כאשר יישום התוכנית באופן מיטבי דורש שינויים רבים מאנשים בארגון: לגבי הציפיות מהם, האופן שבו הם עובדים, המטרות שאותן הם נדרשים להשיג וכולי.
מנהלים רבים מדי אינם מכירים בכך כי שינוי הוא תהליך ולא אירוע בודד. השינוי מתקדם בשלבים הנבנים זה על זה... הלחץ לקדם במהירות את התהליך גורם למנהלים לדלג על שלבים, אולם קיצורי דרך לעולם אינם עובדים
(Leading change – why transformation efforts fail, Kotter J.P., HBR, 2006)
קיימים מחקרים רבים ותיאוריות רבות בנושא ניהול שינוי, ומומלץ למנהל שחש שהנושא רלוונטי לארגונו, להעמיק בנושא.
עם זאת, אפשר להניח כמה הנחות עבודה כשניגשים לתכנן את ניהול השינוי בארגון:
- אנו לא אוהבים שינוי. רוב האנשים חשים בנוח במקום שבו הם נמצאים, שם הם פיתחו את המיומנויות שלהם ובו הם חשים מסוגלים. לכן, אפשר להניח, שרוב האנשים בצוות יעדיפו (גם אם לא במוצהר או במודע) להמשיך לעשות את עבודתם כפי שעשו עד כה.
- שינוי לוקח זמן. בדיוק כמו שלאדם קשה לשנות הרגלים, כך גם לארגון או למוסד.
- שינוי אינו ליניארי. יש תיאוריות שונות לגבי עקומת השינוי האופיינית. בכולן - לפני השיפור יש קושי או הרעה. מאפיין זה מחייב היערכות, ובעיקר הכלה של המשמעויות הנגזרות ממנו.
- שינוי הוא חיוני. העולם סביבנו משתנה ללא הרף, ובאופן טבעי גם עולמם של תלמידינו. הימנעות מתכנון השינוי תוביל לשינויים שאיננו תמיד מודעים להם ואיננו מתעלים אותם להשגת מטרותינו. (עדיף להוביל את השינוי מאשר להגיב כל הזמן לשינויים שינקשו על דלתנו).
קיימים כמה רכיבים קריטיים לתכנון ולתשומת לב בעת שינוי בארגון:
- תקשורת בהירה של מסרים. חשוב לשים לב שאת המסר של השינוי איןמעבירים רק במועד ההשקה או בשלב התכנון, אלא בכל מגע עם הצוות ועם השותפים השונים למהלך. כל מפגש הואהזדמנות לחזק את המסר ולוודא שהוא מובן ומדויק.
- תקשורת דו-כיוונית: משוב. מאחר ששינוי יכול להיות זמן לא קל לאנשים בארגון, חשוב מאוד לייצר מנגנונים והזדמנויות לשמוע היכן נמצאים חברי הצוות ומה הם הקשיים שלהם. כמו כן, המשוב חשוב הן להתאמות ותיקונים בתכנון והן להכלת קשיים טבעיים, הנובעים מהנעת התהליך.
- יצירת ניצחונות מהירים. מאחר ששינוי אסטרטגי אורך זמן והמהלך להשיגו כולל שלבים של האטה או אתגר, חשוב לייצר לאנשים בארגון חוויית הצלחה והתקדמות בדרך. חשוב לתת את הדעת על חגיגת הישגים שהושגו ועל תכנון "מטרות קטנות" שאפשר להשיגן בדרך. זאת לצד ההכרה, שהשינוי המשמעותי והאסטרטגי ארוך ועמוק ואינו יכול להיות מושג במהירות.
- התאמת השגרות והמנגנונים לשינוי. אחד הקשיים המאפיינים ארגון בשינוי הוא הפער בין ההצהרות והמילים הגבוהות ובין השגרה והפרקטיקה, שלא השתנו. חשוב לתת את הדעת כיצד כל פרקטיקה ארגונית הותאמה, במידת הצורך, כמובן, למטרות השינוי ולרוח המתאימה (לדוגמה, הצהרות על אוטונומיה ואמון לצד השארת נוהל מילוי טפסים מייגע שאינומשאיר שום מרחב בחירה וגמישות).
